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Viele meiner Interessenten fragen mich, ob man denn die Warenwirtschaft tatsächlich benötigt. Die meisten Onlineshops können ja mittlerweile auch Lieferscheine und Rechnungen schreiben, verfügen über Schnittstellen zu Versandanbietern und verwalten eigenständig das Lager. Auch Amazon lässt sich über einen Shop direkt ansteuern, ohne dass es einer offline Warenwirtschaft bedarf.

Die Kosten für eine Warenwirtschaftslösung sind nicht unerheblich, deshalb ist die Frage durchaus berechtigt. Gerade im Endkundengeschäft, wo eine formelle Rechnung nicht benötigt wird, könnte man meinen, auch ohne eine eigenständige Warenwirtschaftssoftware auskommen zu können.

Im nachfolgenden möchte ich Ihnen daher die Gründe darstellen, warum sie unbedingt eine eigene offline Software einsetzen sollten.

Grund Nummer 1: Sie haben ihre Daten jederzeit im Griff.

Auch wenn ein Onlineshop in der Lage ist, Aufträge entgegenzunehmen und den Kunden mit allen notwendigen Informationen zu versorgen, die er für seinen Auftrag braucht, fehlen meist Werkzeuge, um die Daten vernünftig auszuwerten. Die Statistiken beschränken sich meist auf Kundenumsätze und Artikel umsetzen. Eine für die Sortimentsbereinigung wichtige Auswertung, die ABC Analyse, ist praktisch in keinem Shop verfügbar. Aber auch Informationen über Lagerumschlagshäufigkeit, drohende Kundenverluste, lieferantenbezogene Auswertungen und viele andere, für die Unternehmenssteuerung wertvolle Berichte, fehlen in solchen Systemen.

Grund Nummer 2: Ihre Daten sind systemübergreifend.

Stellen Sie sich vor: nach zwei oder drei Jahren Betrieb werfen sie, dass ihr Shopsystem für weiteres Wachstum oder für neue Produkte nicht mehr geeignet ist. Das kann der Fall sein, weil die Datenbankstrukturen des Systems nicht ausreichend flexibel oder skalierbar sind oder einfach weil Google die Suchmechanismen geändert hat und ihr Schock nicht mehr gut gefunden wird. Sie müssen also ihr System wechseln.  Was passiert nun mit ihren Daten? In den meisten Fällen können Daten von einem Shop zum andern nicht übernommen werden. Wenn doch, dann in der Regel nur Stammdaten, also Artikel und vielleicht Kunden. Umsätze, Aufträge, Lagerbestand und -bewegungen,  vielleicht Affiliateaktionen,  Statistiken und Auswertungen sind verloren. Das neue System kommt meist mit eigenen Auswertungstools, und die Auswertungen, die sie mit dem neuen System vornehmen, sind mit den alten Auswertungen nicht mehr vergleichbar. Eine Unternehmensentwicklung können Sie lediglich über die Dauer des Einsatzes eines Shopsystems verfolgen. Mit einer eigenen offline Warenwirtschaft importieren Sie die Aufträge, Kunden, Umsätze und alles, was ihr Shop verkauft hat, in ihrer offline Software. Damit können Sie über Jahre hinweg den Erfolg Ihres Unternehmens verfolgen, und aus den  Erfahrungen der Vergangenheit für die Zukunft lernen. Sie können durch zeitliche Abgrenzung auch die Wirksamkeit des alten und des neuen Systems miteinander vergleichen. Möglicherweise werden Produkte oder Produktgruppen im neuen Shop besser verkauft als im alten. Vielleicht ist es aber auch umgekehrt. Nur durch eine offline Software können Sie solche Effekte entdecken und entsprechend reagieren.

Grund Nummer 3: Sicherung Ihrer Daten.

Ich kenne kein Shopsystem, das heute noch mit Daten arbeiten könnte, dass es vor drei, vier oder fünf Jahren erzeugt hätte.  Selbst wenn Sie Ihre Shop Datenbank vollständig gesichert haben, können Sie mit diesen Daten ein paar Jahre später nichts mehr anfangen. Es fehlt die Kontinuität, aber was noch viel wichtiger ist: wird der Shop gehackt, kann es sein, dass Sie die Daten in ihrer Datenbank gar nicht mehr verwenden können, weil sich darin Schadcode eingeschleust hat. Bei einer offline Software ist es zwar grundsätzlich auch möglich, dass Ihr System gehackt wird, da die Software bzw. die Daten aber nicht online in einem Browser dargestellt werden, besteht auch nicht die Gefahr, dass  damit Viren oder Schadsoftware weiterverbreitet wird. Eine Warenwirtschaftssoftware führt auch keinen Programmcode aus, der im schlimmsten Fall in ihre Datenbank eingeschleust wurde. Durch regelmäßige Backups Ihrer Daten stellen Sie zudem sicher, dass Sie jederzeit wieder ein lauffähiges System in Betrieb nehmen können, ohne Ihre wertvollen Unternehmensdaten zu verlieren.

Im Falle der Sage 100 Office Line  könnten Sie heute eine Datenbank verwenden, die zehn Jahre alt ist, die neueste Software Version einspielen und das System würde die Datenbank automatisch auf den aktuellen Stand bringen. Sie verlieren dabei nicht eine einzige Information.

Wir betreuen heute Kunden, die vor 18 Jahren (1999)  mit dem Einsatz der Sage Office Line begonnen haben. Diese Anwender können Auswertungen über einen Zeitraum von 18 Jahren erstellen, die Unternehmensentwicklung hinsichtlich Kundenzahl, Produktsortiment, Lagerbestände, Bilanzwert, Umsatz und Gewinn und viele mehr verfolgen. So wird aus Fehlern gelernt, und Erfolg nachvollziehbar gemacht. Gerade die langfristige Wirkung strategischer Entscheidungen kann man nur verfolgen, wenn man die entsprechende Datengrundlage hat.

Grund Nummer 4: Bei Marktplätzen haben sie nur einen Bruchteil Ihrer Daten. Und die gehören Ihnen noch nicht einmal.

Marktplatzlösungen wollen primär mal eines: Sicherstellen, dass Sie als Anwender dauerhaft Gebühren an die Marktplätze bezahlen. Jedes Marktplatzsystem gibt Ihnen daher nur einen kleinen Teil der Daten, die über Ihre Kunden, Produkte und Umsätze zur Verfügung stehen. Einen vollständigen Export ihrer Daten bekommen Sie in aller Regel gar nicht. Sich also auf ein Onlinesystem zu verlassen, funktioniert nur so lange, wie es das Onlinesystem gibt. Bei den meisten Verträgen wird sogar vereinbart, dass die „Data Ownership“, also das Eigentum der Daten beim Betreiber der Plattform liegt. Eine Marktplatzlösung ist somit die schlechteste Lösung, um ihren wertvollsten Schatz, nämlich Ihre Daten, dauerhaft zu sichern und uneingeschränkt nutzen zu können.

Fazit

Eine eigenständige, offline betriebene Software gibt Ihnen die Sicherheit, dass Sie ihre Unternehmensdaten auf Dauer nutzen und Erkenntnisse daraus gewinnen können. Sich auf einen Onlineshop zu verlassen, den es vielleicht in ein paar Jahren nicht mehr gibt, und dort Unternehmensdaten zu hinterlegen, ist nach meiner Einschätzung schon fast fahrlässig. Meine eindeutige Empfehlung geht daher in die Richtung, sich eine stabile, dauerhafte offline Warenwirtschaft anzuschaffen -wie dies die Sage 100 Office Line ist- und über eine Schnittstelle die Onlinesysteme anzubinden. Sage ist ein erfolgreiches Unternehmen, das schon seit über 30 Jahren am Markt etabliert ist.

Verlassen Sie sich also auf einen bewährten Anbieter, der aber dennoch eine moderne Lösung auf der Grundlage aktueller Technologien bereit hält. Das sichert dauerhaft ihren Unternehmenserfolg und gibt Ihnen die Flexibilität, die peripheren Systeme auswechseln zu können, wenn die Zeit dafür gekommen ist, ohne dass Ihr Unternehmen darunter leidet.